Zarządzanie czy administrowanie nieruchomościami często kojarzy się z troską o budynek i jego otoczenie, dbanie o odgarnięty śnieg zimą czy nawodnione rośliny latem. Obecnie to jednak zdecydowanie za mało. Rosnące potrzeby i świadomość mieszkańców nakładają na zarządców i administratorów nowe obowiązki. Najważniejsza jest jednak odpowiednia komunikacja na linii wspólnota – zarządca.

Jeszcze kilka lat temu najbardziej dostępnym rozwiązaniem było komunikowanie się ze wspólnotą poprzez tablicę informacyjną zawieszoną zazwyczaj w holu budynku. To tam pojawiały się informacje od zarządcy. Dziś, choć tablice wciąż na osiedlach są, możliwości kontaktu jest znacznie więcej. Dzięki temu na potrzeby mieszkańców można reagować szybciej, a zarządca czy administrator jest bardziej dostępny.

Newslettery

Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus Fot. Admus

To stosunkowo nowa forma komunikacji, która jednak wciąż zyskuje na popularności. Newslettery przygotowywane przez zarządców i administratorów dla wspólnot mieszkaniowych zawierają zazwyczaj najważniejsze informacje dotyczące danej wspólnoty – przeprowadzone czy planowane remonty, działania podjęte przez administrację czy informacje dotyczące spotkań mieszkańców. - Ich częstotliwość może być różna, ale dobrym rozwiązaniem jest przygotowywanie newsletterów w okresach miesięcznych – podkreśla Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus. - Dzięki temu mieszkańcy wspólnoty na bieżąco mogą obserwować, co dzieje się na ich osiedlu - dodaje.

Poczta mailowa czy tradycyjna?

Coraz częściej poczta mailowa zastępuje tę tradycyjną. Przede wszystkim jest zdecydowania szybsza. Dlatego też warto korzystać z tej formy komunikacji z mieszkańcami.

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest stworzenie dedykowanych skrzynek i adresów mailowych, które obsługują zarządcy i administratorzy danej wspólnoty. Mieszkańcy często właśnie tą drogą zgłaszają usterki czy problemy, dlatego ważne jest, aby poczta była na bieżąco obsługiwana.

Warto również przekazywać mieszkańcom zgłaszającym problem informację zwrotną – czy to o terminie planowanej naprawy, czy po prostu o przyjęciu zgłoszenia do realizacji. Dzięki temu mamy pewność, że mieszkaniec otrzymał informację o podjętych w sprawie działaniach.

Strona www

To już chyba nieodłączny element każdej firmy, nie tylko zarządzającej. Dobra strona internetowa to w dzisiejszych czasach podstawa. Nie tylko jest wizytówką firmy, która często jest pierwszym krokiem przy podejmowaniu decyzji o nawiązaniu kontaktu, ale także świetną platformą komunikacji z mieszkańcami. To tu, w zakładce aktualności zarządca może zamieszczać wszelkie informacje istotne dla mieszkańców.

Forum mieszkańców

To tu mieszkańcy poszczególnych inwestycji wymieniają się uwagami i opiniami. To idealne miejsce do dyskusji o osiedlu. Tu także administrator czy zarządca może zamieszczać informacje o przeprowadzonych naprawach, podjętych działaniach czy też reagować na problemy zgłaszane przez mieszkańców.

Dyżur telefoniczny i osobisty

W przypadku większości wspólnot mieszkaniowych standardem obsługi jest osobisty dyżur administratora na osiedlu. Oczywiście częstotliwość i czas trwania takiego dyżuru jest ustalany indywidualnie z każdą wspólnotą. - W wielu przypadkach kilkugodzinna obecność administratora czy zarządcy jest w zupełności wystarczająca i, co jest równie ważne dla wspólnot, nie generuje tak dużych kosztów, jak np. obecność każdego dnia – zaznacza Mariusz Łubiński. Dobrym uzupełnieniem osobistych spotkań z mieszkańcami jest dyżur telefoniczny – całodobowy lub w wybranych godzinach.

Wspomniane sposoby komunikacji to wciąż duże pole do ich rozbudowy. Wraz z rozwojem technologii pojawiają się nowe możliwości również w branży zarządzania i administrowania nieruchomościami. Już teraz, aby sprostać oczekiwaniom wspólnot konieczne są ciągłe szkolenia i rozwój zawodowy. Nie należy jednak narzekać, bo nadążanie za potrzebami mieszkańców, nie tylko tych korzystających z tradycyjnych rozwiązań, ale również tych młodych, dla których postęp techniczny nie ma żadnych tajemnic, to klucz do sukcesu na rynku.