Z oficjalnych danych wynika, że w Polsce przebywa ok. 400 tysięcy obcokrajowców, którzy pracują tymczasowo lub studiują. Większość z nich korzysta z wynajmowanych mieszkań. Jakie wyzwania czekają wynajmującego i najemcę z zagranicy? Jakich formalności muszą dopilnować obie strony? Jak zweryfikować tożsamość i ocenić wypłacalność zagranicznego najemcy?

W Polsce według danych migracje.gov.pl przebywa w 2021 roku niespełna 400 tysięcy imigrantów. W większości są to osoby mające pozwolenie na pobyt czasowy, przyjeżdżające zza wschodniej granicy, w wieku od 20 do 40 lat, głównie mężczyźni. Ponad 309 tysięcy, czyli ponad ¾ osób przebywających w Polsce na podstawie dokumentów wydanych przez urzędy, to Ukraińcy i Białorusini. Około 20% wszystkich obcokrajowców w Polsce to obywatele innych krajów unijnych, głównie Niemiec, Włoch, Hiszpanii i Francji. Ogólna liczba przyjezdnych stale wzrasta: w 2011 roku było to nieco ponad 90,6 tysięcy osób, w 2016 roku już ponad 217 tysięcy. 

Do Polski przyjeżdżają głównie młodzi ludzie na studia, na kilka lat lub tylko jeden semestr na wymianę, do pracy sezonowej i na dłużej w przypadku kontraktów. Niektórzy przeprowadzają się do Polski na stałe, ale wszystkich łączy fakt, że zawsze na początku pobytu korzystają z najmowanych mieszkań. Ta różnorodność potrzeb, zmienność długości oraz miejsca pobytu, stawia pewne wyzwania przed rynkiem najmu: w zakresie dopasowania oferty, obsługi najemców z innych krajów w ich językach, zrozumienia ich zwyczajów i różnej sytuacji w jakiej znajdują się w Polsce. Podstawowa jest oczywiście kwestia umowy najmu - jej dopasowania do potrzeb i możliwości obu stron. Na co wynajmujący i najemca powinni zwrócić uwagę?

Umowa najmu - jaki rodzaj i w jakim języku?

Pierwsze pojawiające się pytanie, przy podpisaniu umowy najmu mieszkania z osobą spoza Polski, to rodzaj tej umowy. Nie będzie raczej możliwości podpisania umowy najmu okazjonalnego mieszkania, bo wymaga ona wskazania miejsca do wyprowadzki. Osoby przyjeżdżające nie posiadają nieruchomości w Polsce, a według różnych interpretacji taką właśnie należy wskazać. Niewielu przyjezdnych może skorzystać z pomocy zaprzyjaźnionej osoby, która zgodzi się na wskazanie jej mieszkania w umowie. 

Można użyć beż żadnych problemów umów najmu instytucjonalnego i tzw. zwykłych umów najmu, podpisywanych na czas określony lub nieokreślony. Najem instytucjonalny nie wymaga wskazania adresu do wyprowadzki, a jedynie podpisania u notariusza oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Dla bardziej zdeterminowanych istnieją już na rynku odpłatne usługi wskazania adresu dla osoby potrzebującej takiego oświadczenia do celów umowy najmu okazjonalnego, za jednorazową opłatą przedsiębiorcy przekazują odpowiednie zgody do oświadczenia o wskazaniu adresu do wyprowadzki. 

Czy można wymagać, żeby obcokrajowiec podpisał umowę najmu mieszkania w słabo znanym lub całkowicie obcym dla siebie języku? Zgodnie z polskim prawem umowy zawierane na terenie Polski powinny być napisane w języku polskim. Dla komfortu obu stron można przetłumaczyć umowę na język zrozumiały lub wygodny dla najemcy, ale należy zapisać, że w razie wątpliwości obowiązująca jest wersja polska, a sądami właściwymi do rozstrzygania sporów związanych z daną umową są sądy polskie. Ważne jest przede wszystkim, żeby najemca rozumiał swoje obowiązki związane z mieszkaniem i opłatami, a w razie zdarzeń zaskakujących, był w stanie łatwo się skontaktować z właścicielem lub osobą obsługującą najem. 

Dokumenty potrzebne do umowy. Jak je zweryfikować? 

Podczas weryfikacji danych najemcy warto sprawdzić dwa różne dokumenty tożsamości: paszport, dowód osobisty, prawo jazdy lub legitymację studencką. Jednak tylko obywatele krajów spoza strefy Schengen muszą posiadać paszport przy wjeździe do Polski. Czasem trudno jest też sprawdzić autentyczność niektórych dokumentów. Przy weryfikacji wielu oficjalnych dokumentów z różnych krajów świata można korzystać z rejestru PRADO Rady Europejskiej. 

Zdarzają się sytuacje, kiedy ktoś nie ma dwóch dokumentów tożsamości. Dobrym wyjściem będzie wtedy okazanie np. umowy o pracę, informacji o przyjęciu na studia, karty Polaka w przypadku repatriantów, lub dowolnego pisma z polskiego urzędu, uczelni lub firmy, potwierdzającego dane personalne, jak również cel przyjazdu i przewidywany czas pobytu. 

Weryfikacja kondycji finansowej dzięki platformie fintechowej

Z pomocą w weryfikacji potencjalnych najemców - obcokrajowców przychodzą nowe technologie. O ile możliwe jest ręczne sprawdzenie dokumentów, o tyle ciężko jest zweryfikować wypłacalność oraz kondycję finansową zagranicznego kandydata do najmu mieszkania. Na rynku istnieje możliwość takiej weryfikacji dzięki Certyfikatowi Najemcy od simpl.rent, za pomocą którego oprócz tożsamości, możliwe jest zweryfikowanie czy zarobki kandydata są wystarczające do opłacania czynszu oraz czy jego historia kredytowa i płatnicza, sprawdzana w danych baz informacji gospodarczych, m.in. ERIF, wskazuje ryzyko nieterminowych spłat.

– W bazie ERIF BIG znajduje się ponad 95 mln danych gospodarczych dotyczących blisko 5 mln konsumentów. Są to także informacje na temat obcokrajowców. Mogą to być zarówno wpisy negatywne, czyli o długach danej osoby, jak również informacje pozytywne, które świadczą o regulowaniu płatności w terminie. Sprawdzenie w bazie ERIF osoby nie posiadającej polskiego obywatelstwa ani numeru PESEL jest możliwe poprzez wpisanie innego numeru identyfikacyjnego, którym w Polsce dana osoba legitymuje się np. numer karty pobytu, paszportu czy prawa jazdy – zaznacza Aleksandra Wilczak-Grzesik, Kierownik Działu Klienta Instytucjonalnego w ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. 

Wynajmujący przesyła wykupiony link weryfikacyjny do najemcy i on przechodząc przez cały proces, po polsku lub po angielsku, wybiera za pomocą jakich dokumentów lub w jaki sposób (np. dzięki otwartej bankowości) chce potwierdzić swoją tożsamość i wiarygodność. Korzystanie z takiej weryfikacji pozwala na obniżenie ryzyka podpisania umowy z osobą niewypłacalną. 

- Wzrastająca liczba obcokrajowców to tendencja, która będzie się utrzymywała. Rynek najmu musiał nauczyć się jak współpracować z najemcami spoza Polski, ale szybko okazało się, że podstawowe różnice w procesie wyboru lokatora, jak np. konieczność tłumaczenia umowy, to tylko kwestie formalne i nie zastąpią one rozmowy oraz sprawdzenia z kim podpisujemy umowę. Dlatego tworząc Certyfikat Najemcy, od razu przygotowaliśmy ścieżkę weryfikacji tak, żeby możliwe było sprawdzenie trzech obszarów - tożsamości, historii kredytowej i płatniczej oraz wypłacalności również u osób z zagranicy - mówi Filip Dykas, współzałożyciel start-upu simpl.rent. 

Różnice w obowiązkach meldunkowych a najem

Obywatele z krajów Unii Europejskiej nie mają dodatkowych obowiązków, podobnie jak Polacy mogą przebywać w innych krajach unijnych beż dodatkowych procedur. Przy pobycie planowanym na dłużej niż 3 miesiące powinni się zameldować tymczasowo. Czasem może to być wymagane ze względu na przepisy podatkowe. 

Obywatele krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) mają dużo bardziej złożone obowiązki i bardzo często potrzebują umowy najmu oraz tymczasowego zameldowania. Ze względu na pozwolenia na pracę, wizy, konieczność wskazania w urzędach adresu zamieszkania w Polsce, powinni mieć pisemne umowy najmu, na swoje nazwisko. Jeśli umowa jest na czas określony, to najemcy będą mogli zameldować się tylko tymczasowo, do daty wskazanej jako koniec najmu, potem taki meldunek automatycznie wygaśnie. Tacy najemcy muszą pilnować ewentualnego przedłużania umowy najmu lub ciągłości przy podpisywaniu nowych, właśnie ze względu na wymogi związane z regulowaniem pobytu w Polsce.