Do końca marca w każdej wspólnocie mieszkaniowej musi odbyć się corocznego zebranie jej członków. Początek roku to zatem najgorętszy w roku okres w życiu każdego zarządu, zarządcy i wspólnoty – przynajmniej w teorii, bo jak pokazuje rzeczywistość w tego typu spotkaniach udział biorą tylko nieliczni. A to niestety duży błąd.

Czemu służą zebrania wspólnot?

Sezon zebrań we wspólnotach rozpoczyna się z początkiem roku i trwa do końca marca, co wynika bezpośrednio z obowiązku ustawowego. To właśnie wtedy zapadają najważniejsze decyzje. Na dobrą sprawę zebranie wszystkich członków wspólnoty to najwyższy organ sprawowania w niej władzy. W ich trakcie nie tylko ocenia się działalność dotychczasowego zarządu i udziela mu absolutorium, ale także podejmuje w drodze uchwały decyzję co do przyjęcia planu gospodarczego, który ma wpływ chociażby na wysokość płaconych potem przez nas comiesięcznych zaliczek z tytułu utrzymania nieruchomości, części wspólnych czy mediów. Na zebraniu określa się także budżet na remonty bieżące, inwestycje, wymianę okien czy termomodernizację, a także na utrzymanie terenów zielonych. Tylko zebranie wspólnoty może także podjąć decyzje co do wynagrodzenia zarządu i zarządcy.

− To wszystko są kwestie bardzo istotne dla całej wspólnoty. Co więcej mają również bezpośredni wpływ na każdego jej mieszkańca. Jak pokazuje jednak nasza praktyka, w spotkaniach biorą udział tylko nieliczni – na ogół jest to kilkanaście procent członków, a czasami nawet kilka. Czym większa wspólnota, tym zaangażowanie jest mniejsze. Poziom zainteresowania spada też wraz z upływem czasu – zdecydowanie więcej osób pojawia się na zebraniach wspólnot zawiązanych np. tuż po wybudowaniu i oddaniu do użytku nowego osiedla. To czas obowiązywania rękojmi i gwarancji, dlatego wiele osób stara się trzymać rękę na pulsie, a na spotkaniu pojawia się nawet połowa właścicieli. W kolejnych latach, kiedy wspólnota jest już ukształtowana i jeśli nie dzieje się nic niepokojącego ten odsetek systematycznie spada – mówi Michał Wilczyński, pracujący w firmie Budotex, zarządzającej we Wrocławiu nieruchomościami mieszkaniowymi o łącznej powierzchni 120 tys. m kw. – Aby zwiększyć frekwencje, zaproponowaliśmy w tym roku spotkania w soboty, poza tym po raz pierwszy w historii, prowadzimy akcję informacyjną i reklamową w mediach społecznościowych, co już przynosi pewne pozytywne efekty. 

Możesz wyjść z inicjatywą i zaproponować własną uchwałę

Ustawa nie określa z góry zamkniętej listy spraw, którymi trzeba i można się zająć, dlatego poza punktami obowiązkowymi, każdy mieszkaniec może zgłosić swoje propozycje i poddać je pod głosowanie. Ważne, aby z wyprzedzeniem poinformować zarząd, tak by projekt naszej uchwały znalazł się w zawiadomieniu o zebraniu.

− Lista tematów, które zgłaszają przed zebraniem mieszkańcy jest na ogół długa i zróżnicowana. Są to propozycje dotyczące uruchomienia forum osiedlowego, instalacji dodatkowych kamer i monitoringu, czy też zatrudnienia ochrony, a także likwidacji reklamy, możliwości grillowania na balkonach, usunięcia pojemników na szkło, ponieważ wrzucane do nich w nocy butelki zakłócają ciszę nocną itp. Nawet jeśli są to sprawy, które mieszczą się w kompetencjach zwykłego zarządu, to i tak warto podnieść je na większym forum i o nich rozmawiać – dodaje Michał Wilczyński, Budotex.

Jeśli nie wiedziałeś o zebraniu, możesz zakwestionować jego ważność

O planowanym zebraniu członków wspólnoty powinniśmy zostać powiadomieni pisemnie, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie, poza podstawowymi informacjami takimi jak data, miejsce i godzina spotkania, powinno zostać uzupełnione o projekty uchwał, które będą przedmiotem głosowania. Jeśli nie zostaliśmy poinformowani we właściwy sposób, a jedyną informację była np. kartka wywieszona na klatce schodowej, to możemy walczyć w sądzie o unieważnienie takiego zebrania.  W ciągu sześciu tygodni możemy też zaskarżyć konkretną decyzję np. w sytuacji kiedy uznamy, że łamie ona prawo lub narusza nasze interesy. 

Przed zebraniem, warto też zapoznać się z zasadami głosowania. Na ogół siła naszego głosu zależy od udziału, jaki mamy w nieruchomości wspólnej. Uchwała jest ważna, jeśli zostanie poparta przez właścicieli posiadających ponad 50% udziałów, co nie oznacza, że jest to połowa mieszkań – może być ich mniej.

− Jeśli frekwencja uniemożliwia podjęcie wiążącej decyzji w danej sprawie, zbieramy głosy indywidualnie m.in. w trybie głosowania elektronicznego lub też przekazując mieszkańcom karty do głosowania, które potem trafiają do naszej skrzynki na korespondencję lub są wysyłane pocztą. Zawsze można też oddać głos w naszym biurze – dodaje Michał Wilczyński, Budotex.

Wspólnoty mieszkaniowe zostały wprowadzone w 1994 roku ustawą o własności lokali. Tworzą ją wszyscy właściciele lokali, które wchodzą w skład danej nieruchomości. Nie musimy zakładać wspólnoty starać się o pozwolenie na jej powołanie, ponieważ powstaje ona z mocy prawa, w chwili w której np. deweloper sprzeda pierwsze mieszkanie w budynku. Nasze członkostwo w niej jest też w pewnym sensie przymusowe. Są dwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych:

• Małe – które tworzy maksymalnie 7 lokali.
• Duże – składające się z minimum 8 lokali.

Warto wiedzieć w jakiej wspólnocie jesteśmy, bo od jej wielkości zależy także jej organizacja. Mała wspólnota nie musi powoływać zarządu, ale może to zrobić. Poza tym, o ile w przypadku dużej wspólnoty decyzje przekraczające zakres zwykłego zarządu podejmowane są większością głosów, o tyle w małych wspólnotach na np. remont dachu zgodzić muszą się już wszyscy właściciele.