Tylko około 35% wszystkich powierzchni magazynowych w Polsce jest zarządzanych przez zewnętrzne, profesjonalne firmy specjalizujące się w dostarczaniu usług typu ‘property management’. Dla porównania, ponad 75% powierzchni biurowych jest obsługiwanych przez wyspecjalizowanych zarządców nieruchomości. Dlaczego dobre zarządzanie nieruchomościami magazynowymi jest tak ważne? Dlaczego rola zarządcy w organizowaniu procesów pozwalających funkcjonować nieruchomości jest tak istota? W moim artykule spróbuję odpowiedzieć na te pytania.

Profesjonalizm, doświadczenie i inwencja zarządcy nie tylko umożliwiają sprawny przebieg procesów operacyjnych, ale także wpływają na wyniki finansowe danego obiektu. Zarządzanie wymaga niezbędnej wiedzy i umiejętności, aby dana nieruchomość mogła funkcjonować prawidłowo – zarówno chodzi tu o aspekty gospodarcze jak i prawne. Zarządzanie biurami to przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa i komfortu pracy użytkowników, a także dbanie o estetykę budynku. Zarządzanie parkami magazynowymi/powierzchniami magazynowymi to skomplikowany proces łączący w sobie kwestie bezpieczeństwa ludzi, towarów i budynków.

Kontakt

Zarządca jest podstawowym kontaktem, „bazą danych”, administratorem i doradcą każdego najemcy. W zarządzaniu parkami logistycznymi największa rolę odgrywa technika, zapewnienie usług i dostaw. Każdy z najemców ma swoją ekipę techniczną, ale to właśnie zarządca musi odpowiednio wybrać firmę podwykonawczą (w tym tą dostarczającą obsługę techniczną obiektu), tak aby ich doświadczenie i umiejętności mogły sprostać oczekiwaniom najemców zgodnie z założonym budżetem. Bardzo ważna jest szybkość reakcji, kreatywność i doświadczenie. Godzina przestoju w pracy magazynu to często realne, poważne straty. Specyfiką parków magazynowych jest praca 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, czy jest to produkcja czy przyjmowanie i wydawanie towarów. Dlatego zapewnienie dobrego funkcjonowania całego parku magazynowego, obsługa techniczna i ochrona są tak ważne.

Firma zarządzająca może także zorganizować dowóz pracowników i obsługę komunikacyjną kompleksu.

Procedury

Dobry zarządca powinien opracować procedury dotyczące funkcjonowania parku. Tworzy Regulamin Budynku – specjalnie przygotowany katalog dla najemcy pomagający najemcy zorganizować pracę w obrębie kompleksu. Wraz ze służbami pożarniczymi opracowuje zasady instrukcji przeciwpożarowej oraz zasady ewakuacji. Kolejnym ważnym elementem w zarządzaniu parkami magazynowymi jest organizacja ruchu w kompleksie. Każdy kierowca jak i pieszy musi mieć pełną jasność jak poruszać się w ramach obiektu, tak aby zapewnić drożność ruchu i bezpieczeństwo osób przebywających na terenie zewnętrznym.

Ubezpieczenie

Zarządca budynku powinien przekazać niezbędne dokumenty i informacje na temat obiektu doradcy ubezpieczeniowemu, a także pomóc w wyborze najlepszej oferty. Ubezpieczenie jest kluczowe w całym procesie zarządzania nieruchomością, a administruje nim zarządca. Właściciel zazwyczaj jest odpowiedzialny za zawarcie ubezpieczenia mienia od wszelkich ryzyk oraz odpowiedzialności cywilnej, w tym od utraconych dochodów. Coraz częściej właściciel decyduje się na ubezpieczenie od ataku terrorystycznego nie tylko w obiektach biurowych czy centrach handlowych, lecz także w parkach magazynowych. W zależności od położenia geograficznego właściciel może być zobligowany do zawarcia ubezpieczenia od katastrof naturalnych. Należy zauważyć, że najemca zobowiązany jest ubezpieczyć na własny koszt wyposażenie przedmiotu najmu.

Ekologia i inwencja

Z naszych obserwacji wynika, że właściciele powinni już na etapie projektowania nowego obiektu magazynowego starać się, aby pochłaniał on jak najmniejszą ilość energii. Współczesne materiały izolacyjne różnią się zasadniczo od materiałów sprzed kilku lat biorąc pod uwagę ich współczynniki przenikania ciepła. Można też np. wprowadzić oświetlenie sekcyjne (np. w magazynach, gdzie nie zawsze jest potrzeba uruchamiania oświetlenia w całej hali) czy zaprojektować oprawy i instalację oświetlenia przy wykorzystaniu świetlówek energooszczędnych lub diodowych.

Profesjonalny zarządca musi być twórczy i innowacyjny. W przypadku powierzchni magazynowych jest to niezwykle istotne. Podczas gdy w biurowcu problem może stanowić brudny kaseton, zarządca nieruchomości przemysłowych musi błyskawicznie naprawić cieknący dach czy spalony generator, tak, aby straty były jak najmniejsze. Często z własnej inicjatywy przygotowujemy różne instrukcje i poradniki, by najemca rozumiał procedury i mógł zminimalizować koszty związane z naprawami. Promujemy także zielone, ekologiczne rozwiązania.

Obecnie wielu właścicieli parków logistycznych prowadzi zarządzanie we własnym zakresie, co niestety czasem spotyka się z niezadowoleniem najemców czy ze stratami. Warto zaufać profesjonalnym firmom zewnętrznym, aby móc skupić się na swoim biznesie, a zarządzanie powierzyć w ręce specjalistów.